Andmekaitse inspektsiooni peadirektor Viljar Peep saatis möödunud nädalal kohalikele omavalitsustele ringkirja, milles juhib tähelepanu dokumendiregistrite ühendamisega seotud riskidele, kohalike andmekogude pidamisele ning uuele andmekaitseõigustikule.
Kohalike omavalitsuste ühinemisel tuleb ühendada ka nende dokumendihaldus ja seda peegeldav dokumendiregister. Seni, kuni vanas registris on dokumente, mille säilitustähtaeg pole lõppenud, tuleb tagada avalikkuse juurdepääs ka vana registri sisule. Vana registri sisu ülekandmine uue andmestikku oleks kahtlemata kasutajale mugavam, ent omavalitsusele on selline lahendus kallim ja keerulisem. Alternatiivina võib seniste dokumendiregistrite avaliku vaate ka kehtiva registri juurde linkida.
Samuti tuleb kohalike omavalitsuste ühinemisel liita ka ühinevate omavalitsuste peetavad andmekogud. Paraku on aga ka olemasolevate andmekogudega omajagu segadust, selgub ringkirjast. Inspektsiooni peadirektor möönab, et praegune andmekogu määratlus ei sobi hästi omavalitsustele.
«Esiteks ei ole seadusandja olnud omavalitsuste andmekogude osas järjepidev. Näiteks lemmikloomade ja kalmistute kohta on omavalitsustele eriseadusega pandud andmekogu asutamise kohustus. Märksa tundlikum on aga näiteks hoolekandealane teave, mida omavalitsustel on ka väljaspool riiklikke registreid. Sellise info jaoks ei nõua seadusandja andmekogu asutamist,» selgitas andmekaitse inspektsiooni peadirektor Viljar Peep.
«Teiseks ei arvestata kohalike erisustega. Toon taas näiteks lemmikloomaregistri. Suurlinna kümnete tuhandete lemmikloomade ja nende omanike andmestik on mahukas. Selle haldamine digitaalse andmekoguna on mõttekas vaatamata IT- ja auditikuludele. Väikevalla puhul, kes peab arvet poolesaja koera üle, oleks see mõttetu , piisaks ka paberkaustast,» lisas ta.
Kui eri omavalitsustes on seni samade ülesannete jaoks kasutatud erinevaid lahendusi, tuleb ühinemisel kaaluda, kas mingit liiki teabe haldamiseks peab asutama andmekogu või mitte. Kui omavalitsus on pidanud vajalikuks luua andmekogu, siis tuleb täita selle pidamise nõudeid.
Ühinemisel tuleb silmas pidada ka seda, et andmekaitseõigus on muutumas. Alates 2018. aasta 25. maist asendab senise isikuandmete kaitse seaduse Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus. Seetõttu tasub omavalitsustel juba ühinemisel oma andmetöötlusprotsessid määruse nõuetega vastavusse viia.